Pengertian Koordinasi dalam Manajemen, Fungsi, Syarat, Urgensi, Cara Koordinasi
A. PENDAHULUAN
Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan, karena tujuan itulah yangakan memberikan arah bagi kegiatan yang dilakukan serta digunakan untuk mengukur efektivitas kegiatannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan harus pandai dalam mengelola factor-faktor produksi yang ada dalam perusahaan tersebut.
Factor-faktornya adalah tenaga kerja, mesin, metode, uang atau modal dan pasar atau dalam bahasa Inggrisnya dikenal dengan istilah
“6 M” (Man, Material, Machines, Methods, Money and Market). Keenam factor tersebut harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.[1]
B. DEFINISI DAN PENTINGNYA KOORDINASI
Untuk pengertian koordinasi ini, penulis mengutip definisi-definisi yang dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut:
1. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan
Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsure-unsur manajemen (6 M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.
2. E.F.L. Breach
Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatans itu dilaksanakan dengan keseluruhan yang semestinya diantara para anggota itu sendiri.
3. G.R. Terry
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Definisi G. R. Terry ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi cirri-ciri sebagai berikut:
a) Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif
b) Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini
c) Pengarahan usaha-usaha ini.
4. Dr. Awaluddin Djamin, M.P.A
Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Manajer yang sukses adalah yang dapat melakukan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) dengan baik.[2]
C. PENGERTIAN MANAJEMEN
M.Fuad, Chirstine H, Nurlela dkk (2001), Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainya.[3] Dari pengertian tersebut dijumpai adanya aktivitas-aktivitas khusus dalam manajemen yang merupakan suatu proses untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam mencapai tujuanya, selain untuk memanfaatkan sumber-sumber daya yang ada, manajemen juga menggunakan metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatannya atau penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi. Metode ilmiah yang digunakan umumnya meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Mengetahui adanya persoalan
2. Mendefinisikan persoalan
3. Mengumpulkan fakta, data, dan informasi
4. Menyusun alternative penyelesaian
5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternative penyelesaian
6. Melakukan keputusan serta melakukan tindak lanjut
D. FUNGSI MANAJEMEN
Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Perencanaan
2. Pengeorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengendalian [4]
E. KENAPA KOORDINASI SANGAT PENTING?
Koordinasi itu sangat penting dalam suatu organisasi, adapun factor yang membuat koordinasi itu menjadi penting adalah sebagai berikut:
1. Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan
2. Agar orang-orang dan pekerjaannya diselarasikan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan
3. Agar saranas dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan
4. Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi
5. Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaans terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.[5]
F. SYARAT-SYARAT KOORDINASI
Adapun syarat-syarat khusus umum yang ada dalam koordinasi adalah sebagai berikut:
1. Sense of cooperation (perusahaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan
3. Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian saling menghargai
4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikut sertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat[6]
Ringkasnya kekuatan suatu organisasi ditentukan oleh spirit-esprit atau semangatnya. Semangat ini ditentukan oleh tujuans dan cara-cara mencapai tujuan itu dan ini meliputi doktrin. Selain semangat koordinasi juga harus mempunyai aspek-aspek formal yaitu metode-metode, teknik yang ditunjukan untuk mengeja/mencapai sasaran tersebut.
G. CARA-CARA MENGADAKAN KOORDINASI
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang akan dicapainya
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yagn akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingakt perumusan dan penciptaan sasaran
5. Membina human relations yang baik antara sesame karyawan
6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
Ringkasnya, suatu koordinasi akan lebih baik dan maju, jika memperoleh dukungan partisipasi dari bawahan, dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan diikut sertakan dalam proses pengambilan keputusan; supaya mereka antusias dalam melakukansnya.
H. KOORDINASI DAN KOOPERASI (Coordination and Cooperation)
Perbedaan pengertian antara koordinasi dengan kooperasi dapat kita simak dari rumusan dibahwa ini:
Koordinasi berhubungan dengan pengintegrasian, sinkronisasi, mempunyai jumlah, waktu, arah, dan artin yang lebih luas daripada kooperasi. Cooperation can be defined as the collection action of one person with anather or others towards as common goal.
Kooperasi merupakan tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan bersama (tujuan umum). Misalnya, seorang anak (A) hendak bepergian ke Jakarta dengan kereta Api pagi, pukul 5.30. agar tidak keginggalan kereta api, sebelum tidur (A) mempercepat jamnya 30 menit dan lalu meletakan jamnya diatas meja. Kemudian tidur. Kemudian ayahnya (B) mengetahui bahwa anaknya (A) akan berangkat ke Jakarta pukul 5.30. Supaya tidak terlambat, (B) mempercepat jam itu 30 menit, lalu meletakannya diatas meja. Kemudian ibunya (C) mempercepat jam tersebut 30 menit, tujuanya sama yaitu supaya (A) tidak terlambat atau ketinggalan kereta api. Dalam hal ini tindakan A,B, dan C disebut kooperasi, tetapi bukan koordinasi walaupun tujuanya sama.
Pada dasarnya, koordinasi akan berhasil dengan baik jika pelaksanaan proses manajemen dilakukan secara efektif, artinya POAC dilakukan serta diterapkan dengan baik dan dengan pertimbangan-pertimbangan yang cukup matang. Fungsi-fungsi utama POAC akan saling mempengaruhi satu sama yang lainnya. Hasilnya, adalah segala usaha pada semua golongan terintegrasi secara seimbang.
I. BAGAIMANA HUBUNGAN KOORDINASI DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN?
1. Perencanaan dan koordinasi (planning and coordination)
Perencanaan akan mempengaruhis koordinasi, artinya semakin baik dan terincinya rencana, maka akan semakin mudah untuk melakukan koordinasi tersebut.
2. Pengorganisasian dan koordinasi (organizing and coordination)
Pengorganisasian berhubungan dengan koordinasi, artinya jika organisasi baik, maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah. Organisasi yang baik, apabila hubungan-hubungan antara individu karyawan baik, hubungan pekerjaan baik, job description setiap pejabat jelas.
3. Pengarahan dan koordinasi (directing and coordination)
Pengarahan mempengaruhi koordinasi, artinya dengan menggunakan bermacam-macam variasi dalam intensitas directing force akan membantu menciptakan koordinasi.
4. Pengisian jabatan dan koordinasi (staffing and coordination)
Penempatan karyawan membantu koordinasi, artinya jika setiaps pejabat sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya maka koordinasi akan lebih mudah.
5. Pengendalian dan koordinasi (controlling and coordination)
Pengendalians berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas kemajuan pekerjaan akan membantu menyelarasikan usaha-usaha, sehingga tujuan yang ditentukans semula dihasilkan, diperoleh dan tercapai dengan baik. Dengan demikian, maka tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi, karena control membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.
J. KESIMPULAN
Dari pembahasan materi saya yang berjudul “Koordinasi Manajemen”, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi manajemen (POSDC) berhubungan erat dengan koordinasi, artinya jika semua fungsi dalam proses manajemen diterapkans dengan baik, maka koordinasi akan lebih mudah dicapai. Ada beberapa factor manjemen. Factor-faktornya adalah tenaga kerja, mesin, metode, uang atau modal dan pasar atau dalam bahasa Inggrisnya dikenal dengan istilah
“6 M” (Man, Material, Machines, Methods, Money and Market). Keenam factor tersebut harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen
Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:
1) Perencanaan
2) Pengeorganisasian
3) Pengarahan
4) Pengendalian
DAFTAR PUSTAKA
Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen: Dasar, Pengertian dan Masalah, Edisi Revisi, Bandung: Bumi Aksara 2001.
M.Fuad, Chirstine H, Nurlela dkk, Pengantar Bisnis, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001.
Sarwoto, Dasar-dasars Organisasi dan Manajemen, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1981.
sumber: sayda